Sonntag, 4. Januar 2015

Lexware büro easy im Praxistest

Als Einpersonenbetrieb nutzte ich bisher für die Erstellung meiner Angebote, Rechnungen, Buchführung, Berichte und Übersichten selbst gebastelte Lösungen. Beim Praxistest von Lexware büro easy stellte ich fest: Es ist sehr angenehm, alle Komponenten der Büroarbeit und Buchführung unter einem Dach zu haben – besonders, wenn ich sie nach meinen Wünschen konfigurieren kann. Lexware büro easy ist einfach zu bedienen, verschafft den besseren Überblick und spart daher Zeit und Geld. (Sponsored Post*)


Lexware büro easy im Praxistest

Bisher jonglierte ich mit Taschenrechner, E-Mails, Microsoft Word-, Excel- und Notepad-Dateien, um Angebote zu erstellen, Rechnungen zu schreiben, Übersichtslisten zu erstellen oder mir Notizen zu machen. Einer meiner guten Vorsätze zum neuen Jahr war, meine Geschäftsabläufe zu professionalisieren. Da traf es sich gut, dass mir angeboten wurde, die Lexware büro easy Bürosoftware zu testen und darüber zu schreiben. Um es vorwegzunehmen: Ich bin von Lexware büro easy begeistert – ich hatte mir das Erlernen und Anwenden nicht so einfach und unkompliziert vorgestellt. Das liegt vor allem an der übersichtlichen und intuitiven Benutzeroberfläche und an der gut verständlichen Online-Hilfe.

Funktionen von Lexware büro easy 

Die wichtigsten Funkionen im Überblick:
  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften erstellen 
  • Belegerfassung beispielsweise von Lieferantenrechnungen 
  • Mahnwesen  
  • Integriertes Online-Banking und Kassenbuch 
  • Buchhaltung nach Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) 
  • Datenauswertungen und Übersichten über Umsätze und Ausgaben 
  • Datenaustausch mit Steuerberater und Finanzamt 
Die oben genannten sind die wichtigsten Funktionen meiner Testversion von Lexoffice büro easy und entsprechen überwiegend der Software-Variante start. Die Variante basis bietet zusätzlich Doppelte Buchführung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Warenwirtschaft und Kommunikationsfunktionen. Die Software-Variante plus bringt außerdem auch noch eine Mitarbeiterverwaltung samt Zeiterfassung mit. Eine detaillierte Liste der Funktionen je nach Software-Variante finden Sie bei Lexware büro easy.

Die Installation 

Die Installation war einfach: 
  1. Zuerst habe ich die Lexware büro easy Software heruntergeladen und die ZIP-Datei anschließend in einem eigenen Ordner entpackt – dabei musste ich das Passwort für die ZIP-Datei angeben. 
  2. Dann habe ich alle Anwendungen auf dem Computer geschlossen und wie empfohlen die lxsetup.exe im Ordner mit den entpackten Dateien angeklickt. 
  3. Auf die Rückfrage meines Computers, ob die Software Änderungen an meinem Computer vornehmen dürfe, antwortete ich: ja. 
  4. Als Nächstes gab ich die persönliche Seriennummer für die Software und den Installationsort an und akzeptierte die Bedingungen. 
  5. Kurz vor Ende der Installation bekam ich eine Fehlermeldung, die wahrscheinlich mit meiner Hardware-/Software-Kombination zusammenhing (Windows 7 Home Premium vorinstalliert auf dem Acer Aspire 7745G Notebook, auf dem ich das Service Pack 1 trotz angeblicher Inkompatibilität installiert habe):
    "Fehler 2738: Could not access VBScript run time for custom action".
    Mir half ein Fix von Microsoft innerhalb weniger Minuten. Ich startete anschließend den Rechner neu und installierte die Software mit einem Klick auf Buero_Easy_Standard_Setup.exe. Dieses Mal lief die Installation erfolgreich bis zum Ende durch. 
Erste Schritte und erste Eindrücke 

Direkt nach der Installation wurde ich von einem Berater-Avatar an die Hand genommen und richtete unter seiner Führung das eigene Unternehmen ein. Wer es ruhig mag, kann den Avatar aber auch abstellen, indem er/sie zu seinen Füßen auf Text klickt (aus dem Text wird dann Video und der Avatar verschwindet, bis man auf Video klickt). 

Lexware büro easy: Die ersten Schritte sind mit oder ohne Avatar möglich.

Später ruft man Lexware büro easy über das Icon auf dem Desktop oder über Start > Alle Programme > Lexware > Lexware büro easy auf (ab Windows 8 im Startfenster den kleinen Pfeil anklicken > Apps > Lexware > Lexware büro easy). Bei mir dauert es ein paar Sekunden, bis die Startseite des Programms gezeigt wird, aber alle weitere Nutzung geht sehr flott.

Mein erster und bisher dauerhafter Eindruck: Die Nutzeroberfläche ist freundlich und übersichtlich. Überhaupt ist Benutzerfreundlichkeit das Motto: Man kann nichts falsch machen, beispielsweise in der falschen Reihenfolge vorgehen. Entweder man legt erst seine Firmendaten an, falls noch nicht gleich nach der Installation geschehen, oder man fängt einfach an, die üblichen Aufgaben zu erledigen, beispielsweise eine Rechnung zu schreiben und dabei parallel gleich den Kunden anzulegen. Jeder Weg ist der richtige. 

Lexoffice büro easy: Es gibt viele Wege und man kann nichts falsch machen.

Mein Tipp für Nutzer mit wenig kaufmännischen Kenntnissen oder Buchführungserfahrung: In der Online-Hilfe (Hilfe > Hilfeindex..., dort Register Inhalt) als Erstes "Mit Lexware büro easy arbeiten" lesen oder durch das Benutzerhandbuch blättern (Hilfe > Handbuch). 

Lexware büro easy macht die Büroarbeit einfach 

Bei Lexware büro easy dreht sich alles um Kunden, Lieferanten und Artikel. Man kann Kunden anlegen und ihnen Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Rechnungskorrekturen schicken. Die Posten, die in diesen Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen auftauchen, werden vorher oder parallel als Artikel angelegt - Artikel können Dienstleistungen oder Handelswaren sein. Lieferanten wiederum sind die, bei denen man selbst einkauft. Man gibt die Lieferantenrechnungen ein, sodass sie von Lexware büro easy automatisch verbucht werden und per Online-Banking bezahlt werden können (wenn man auch die Zahlungsabwicklung über Lexware büro easy einrichtet). 

Rechnungen lassen sich direkt erstellen oder aus einem Angebot
oder einer Auftragsbestätigung generieren.

Lexware büro easy enthält Vorlagen, die man sehr einfach anpassen kann (die Lexware-büro-easy-Vorlagen für Rechnungen sind beispielsweise zu finden im Menü Firma > Vorlagen > büro easy-Vorlagen: Angepasste Kundenrechnung wählen, unten Schaltfläche Vorlagen > Bearbeiten > Registerkarte Optionen). Wenn man nicht weiß, ob und wie man etwas einstellen oder ändern kann, erhält man die Antwort über den Index oder die Suche der Online-Hilfe. Hier habe ich allerdings eine winzige Kritik: Manche Funktionen, die in der Online-Hilfe beschrieben werden, sind erst vorhanden, wenn man sie aktiviert hat. Es wäre schöner, wenn es an der jeweiligen Stelle in der Online-Hilfe einen deutlicheren Hinweis darauf gäbe, beispielsweise bei allen Hilfethemen zum "Artikel mit Bestandsführung", dass es diesen Artikeltyp erst gibt, wenn man die Bestandsführung aktiviert hat (Firma > Einstellungen > Einkauf & Lieferanten, dort die Registerkarte Firmeneinstellungen aktivieren und in das Kontrollkästchen neben Bereich 'Bestand' ist aktiv ein Häkchen setzen). Trotzdem fand ich die Hilfe in Kombination mit dem Manual sehr gut – zu nahezu allen meinen Fragen fand ich gut verständliche Antworten. Auch toll: In der Online-Hilfe lassen sich persönliche Favoriten (Lesezeichen, Bookmarks) anlegen. Das Handbuch in PDF-Version wäre noch leserfreundlicher, wenn es Links aus dem Inhaltsverzeichnis, beispielsweise von den Seitenzahlen, zu den Kapiteln gäbe.  

Ebenso überzeugend finde ich die Übersichtlichkeit der Nutzeroberfläche und dass man jedes Ziel auf vielen Wegen finden kann: über die Navigationsleiste (links), die Menüleiste (ganz oben), die Symbolleiste (unter der Menüleiste), über Kontextmenüs (ruft man mit dem Klick auf die rechte Maustaste) und über Tastenkombinationen. Weitere Optionen und Eingabemöglichkeiten ergeben sich oft durch Reiter. 

Sehr hilfreich sind auch die Anbindungen an Microsoft Office und OpenOffice.org sowie die Automatische-Erinnerungsfunktion: Aufgaben und deren Termine kann man auf der Startseite unter dem Reiter Aufgaben & Erinnerungen eingeben. 

Mein persönliches Fazit zu Lexware büro easy bis jetzt

Die Nutzeroberfläche ist freundlich und übersichtlich. Lexware büro easy ist intuitiv zu bedienen. Die Online-Hilfe ist gut und immer schnell zu erreichen, sodass kaufmännische Einsteiger jederzeit Erklärungen und Anleitungen finden. Es gibt aber auch ein gutes Benutzerhandbuch (Anwender-Manual). Begeistert haben mich auch die Gestaltungsmöglichkeiten – beispielsweise bei Listen oder Rechnungen – so kann man Lexware büro easy an persönliche Vorlieben und Erfordernisse anpassen. 

Fortsetzung folgt 

Ich werde meine Erprobung von Lexware büro easy in den nächsten Wochen fortsetzen und dann ein endgültiges Fazit ziehen. 

Systemvoraussetzungen für Lexware büro easy
  • IBM-kompatibler Computer (Pentium® Prozessor 4 ab 2.00 GHz oder äquivalent) 
  • Mindestens 2 GB Arbeitsspeicher 
  • Microsoft Vista SP2 | Windows® 7 SP1 (jeweils ab Version Home, deutsche Version) 
  • Windows 8.1 (deutsche Version) 
  • Mindestens 4 GB freier Festplattenspeicher 
  • Auflösung von mind. 1024 x 768, 16 bit und eine entsprechende Grafikkarte 
  • Internetzugang (für Online-Banking, Internetaktualisierung und ähnliche Services) 
  • Windows kompatible Soundkarte empfohlen 
  • E-Mail-Adresse und Provider erforderlich (für eRechnung)
Hinweis: Von Lexware gibt es unter dem Namen Lexoffice auch webbasierte Business-Software.

Nachtrag:
Mein Abschlussbericht zu Lexware büro easy nach einem Monat Testzeit ist nun bei tinto bloggt online. Dort finden Sie eine Anleitung, wie man schnell eine vorhandene eigene Word-Vorlage in eine Word-Vorlage für Lexware büro easy umwandelt, außerdem meine Erfahrungen mit der Artikelverwaltung, der Klassenerstellung und -zuweisung und mehr.
 

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