Social Media - wie fängt eine Firma damit an?

Dieser Artikel stammt vom 11.05.2011 und wurde aktualisiert. Er gibt einen Einblick für Neueinsteiger. Eine ausführlichere Fassung finden Sie bei akademie.de: Social Media für Unternehmen: Einsteigen nach Plan
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Kommunikation pflegen wie einen Garten
Text und Kommunikation - evaschumann.biz

Mit dem Thema Social Media muss sich heutzutage jede Firma auseinandersetzen - selbst wenn sie nicht mit eigenen Profilen (Accounts)/Markenseiten (Fan-Pages) aktiv werden möchte. In jedem Fall sollte man wissen, was in Social Media über das Unternehmen geschrieben wird, und es muss festgelegt werden, wie die eigenen Mitarbeiter in Social Media über die Firma kommunizieren dürfen (Social-Media-Richtlinie).

Social Media - wie geht man vor?

Zunächst wird ein Social-Media-Beauftragter bestimmt bzw. ein Social-Media-Team zusammengestellt. Diese Personen(en) sollte(n)

• bereits über Erfahrung mit Social Media verfügen oder
• diese während eines definierten Zeitraums sammeln -  unterstützt von entsprechenden Schulungen, Fachbüchern/Fachpublikationen und Fachleuten.
• Alternativ stellen Sie einen Social-Media-Manager ein oder 
• vergeben die Aktivitäten komplett als Auftrag an externe Dienstleister/Freiberufler - in diesen Fällen müssen die entsprechenden Schnittstellen ins Unternehmen festgelegt werden, denn schließlich geht es bei Social Media um Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der Zielgruppe der jeweiligen Aktivität.

Social-Media-Richtlinie

Jedes Unternehmen benötigt eine Social-Media-Richtlinie (Social Media Policy). Der Social-Media-Verantwortliche bzw. das Team sollten die Richtlinie ausarbeiten. Sie muss u. a. auch mit der Corporate Identity abgeglichen und vom Firmeninhaber/Geschäftsführer abgesegnet werden. 

In der Social-Media-Richtlinie wird zum Beispiel festgelegt:

• Bezug zur Unternehmensidentität (Corporate Identity) - die eventuell sogar überarbeitet werden muss, 
• wer unter einem Firmen-Account schreiben darf (falls entsprechende Accounts eingerichtet werden sollen, um ein aktives Konzept umzusetzen) und worauf bei der Kommunikation Wert gelegt werden soll (Ziele, Authentizität, Verantwortung etc.),
• ob und wie sich Mitarbeiter, die nicht Social-Media-Beauftragte sind, in Social Media über die Firma äußern dürfen bzw. wie sie sich abgrenzen müssen (Themen: Geschäftsgeheimnisse, Social-Media-Nutzung während der Arbeitszeit, persönliche Meinung vs. offizielle Firmen-Statements etc.).

Aktiv werden in Social Media

Wer als Unternehmen in Social Media aktiv werden will - z. B. mittels Twitter-Account, XING-Firmenprofil, XING-Gruppen-Moderation, Facebook-User-Account, Facebook-Firmenpage, Google+ Personenprofil (Profilierung als Experte, Google+ Markenseiten/Unternehmensseiten, Wikipedia-Profil etc. -, muss zuerst eine Strategie entwickeln. Das kann das Social-Media-Team je nach Erfahrung alleine anstoßen und mit Vertretern der einzelnen Abteilungen ausarbeiten oder man nimmt einen externen Social-Media-Berater hinzu. Die Strategie sollte darauf abzielen, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten und muss daher tief im Unternehmen und seinen Prozessen wurzeln (z. B. Informationen über neue Produkte - in Zusammenarbeit mit Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb; Beratungsdienstleistungen direkt in Social Media -  in Zusammenarbeit mit Support, Projekt-Consulting und/oder Sales). Die Strategie muss vom Marketingleiter oder der Geschäftsleitung abgesegnet und vom Social-Media-Team mit dem ganzen Unternehmen umgesetzt werden. 

Fragen, die zur Konzept-/Strategieentwicklung gestellt werden sollten, sind BEISPIELSWEISE:

• Was wird bisher über die Firma/das Unternehmen in Social Media verbreitet?
  Äußern sich Kunden über Produkte, den Service etc.? Auch wenn Sie als Unternehmen bisher nicht aktiv waren, so waren es aber möglicherweise Ihre Kunden oder Geschäftspartner. Vor der Konzeptentwicklung sollte man den Status Quo kennen.
• Warum will man überhaupt in Social Media aktiv werden?
  Passt das zur bisherigen Corporate Identity - oder muss man auch die neu überdenken? Sucht man Kunden-Feedback, will man neue Kunden gewinnen, intensiveren Kontakt zu Geschäftspartnern, Informationen verbreiten, die Marke stärken, mit anderen im gleichen Interessenverband netzwerken, direkt in Social Media Dienstleistungen anbieten, Personal finden? 
• Welches soziale Netzwerk (Twitter, XING, LinkedIn, Facebook, Google+,  Yahoo-Social-Media-Anwendungen, Foren, Blogs, Frage-Antwort-Portale, Social Bookmarks etc.) eignet sich für welche dieser Absichten? Wer ist im jeweiligen sozialen Netzwerk meine Zielgruppe, was will ich von ihr und wie/über was spreche ich mit ihr? 
• Welchen Mehrwert bieten meine geplanten Social-Media-Aktivitäten gegenüber anderen Kanälen?
• Wie werden die Social-Media-Aktivitäten ins Marketing-Konzept eingebunden und z. B. an die Firmenwebsite gekoppelt (Gefällt-mir-Knöpfe, +1-Symbole etc. müssen umgekehrt auch in den Datenschutzrichtlinien berücksichtigt werden, Kosten für den Website-Relaunch etc.). Wie werden ansonsten Freunde, Fans, Followers etc. geworben? Budget für entsprechende Werbemaßnahmen?
• Wer soll wofür zuständig sein (Kompetenzen, Kapazitäten), welche Abläufe braucht man und wo sind die Schnittstellen?
  Zum Beispiel: Wer informiert den Social-Media-Beauftragten über Neuigkeiten, die kommuniziert werden sollen bzw. mit wem entwickelt er eine Strategie zur "Verbreitung gesprächswürdiger Themen"? Wo findet er/sie Unterstützung bei komplexen fachlichen Fragen etc. Wenn beispielsweise über Twitter vorwiegend News (neue Produkte, Nachrichten aus der Firma, Sonderaktionen etc.) verbreitet werden sollen, dann muss geklärt werden, wer dem/den Twitter-Verantwortlichen den Input liefert (Marketing?) bzw. wo sie ihn recherchieren können, um dann selbst zu entscheiden, ob sie ein Thema übernehmen und wie sie das formulieren. Prozesse müssen evaluiert und festgelegt werden.
• Wie will man sich in problematischen Situationen verhalten, z. B. wenn ein neues Produkt von Kunden massiv kritisiert wird oder wenn Mitbewerber Gerüchte streuen etc. Gerade in solchen Situationen ist Professionalität gefragt - und das schafft man am besten mit Vorbereitung.
• Was machen die Mitbewerber oder Firmen mit ähnlichen Geschäftsfeldern? Hier kann man sich Anregungen holen.
• Wie und wann will man die Social-Media-Aktivitäten bewerten?
  Zum Beispiel: Welche Benchmarks legt man für Erfolg/Misserfolg fest? Wie oft und wie überprüft man Erfolg/Misserfolg bzw. passt die Benchmarks wegen gewonnener Erfahrungen an?

Der Social-Media-Beauftragte bzw. das Team setzen das Konzept/die Strategie mit den entsprechenden Abteilungen um und kommunizieren ihr Vorgehen und ihre Erfolge im gesamten Unternehmen (z. B. über das Intranet oder eine Mitarbeiterzeitschrift) und eventuell auch nach außen.

Fazit

Man muss sich als Firmeninhaber, Geschäftsführer oder Marketingleiter von vorneherein klar sein, dass aktiver Social-Media-Einsatz 

• zum Unternehmen passen muss und in ihm und seinen Prozessen wurzeln sollte,
• anspruchsvoll und gleichzeitig zeitaufwändig ist,
• man ein ausgereiftes Konzept braucht, um mit planbaren Ressourcen angestrebte Ziele zu erreichen.
• Social-Media-Kommunikation i. d. R. Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern bedeutet und dass für diese Tätigkeiten Mitarbeiter/Teams eingesetzt werden sollten, die sehr gut schriftlich kommunizieren können und gleichzeitig fachlich einigermaßen kompetent sind - zumindest wissen, wann sie fachliche Kompetenz hinzuholen müssen.
• Wer sich auf Social Media einlässt, sollte wissen, dass es um Kommunikation geht und Kommunikation hat viel mit Zuhören und Vertrauen zu tun. Es sollte, wo immer möglich (z. B. bei Facebook-, Google+ Seiten), offengelegt werden, wer die Personen sind, die unter dem Unternehmens-Account posten.

Unternehmenskommunikation muss - in Social Media und anderswo - wie ein Garten geplant, gehegt und gepflegt werden. Nur so gedeiht sie und beschenkt Sie mit Erfolgen, z. B. mit einer Steigerung Ihres Bekanntheitsgrades, Vertrauen von potenziellen Kunden in Ihr Unternehmen und seine Produkte und vieles andere. 
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