Sonntag, 4. Januar 2015

Lexware büro easy im Praxistest

Als Einpersonenbetrieb nutzte ich bisher für die Erstellung meiner Angebote, Rechnungen, Buchführung, Berichte und Übersichten selbst gebastelte Lösungen. Beim Praxistest von Lexware büro easy stellte ich fest: Es ist sehr angenehm, alle Komponenten der Büroarbeit und Buchführung unter einem Dach zu haben – besonders, wenn ich sie nach meinen Wünschen konfigurieren kann. Lexware büro easy ist einfach zu bedienen, verschafft den besseren Überblick und spart daher Zeit und Geld. (Sponsored Post*)


Lexware büro easy im Praxistest

Bisher jonglierte ich mit Taschenrechner, E-Mails, Microsoft Word-, Excel- und Notepad-Dateien, um Angebote zu erstellen, Rechnungen zu schreiben, Übersichtslisten zu erstellen oder mir Notizen zu machen. Einer meiner guten Vorsätze zum neuen Jahr war, meine Geschäftsabläufe zu professionalisieren. Da traf es sich gut, dass mir angeboten wurde, die Lexware büro easy Bürosoftware zu testen und darüber zu schreiben. Um es vorwegzunehmen: Ich bin von Lexware büro easy begeistert – ich hatte mir das Erlernen und Anwenden nicht so einfach und unkompliziert vorgestellt. Das liegt vor allem an der übersichtlichen und intuitiven Benutzeroberfläche und an der gut verständlichen Online-Hilfe.

Funktionen von Lexware büro easy 

Die wichtigsten Funkionen im Überblick:
  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften erstellen 
  • Belegerfassung beispielsweise von Lieferantenrechnungen 
  • Mahnwesen  
  • Integriertes Online-Banking und Kassenbuch 
  • Buchhaltung nach Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) 
  • Datenauswertungen und Übersichten über Umsätze und Ausgaben 
  • Datenaustausch mit Steuerberater und Finanzamt 
Die oben genannten sind die wichtigsten Funktionen meiner Testversion von Lexoffice büro easy und entsprechen überwiegend der Software-Variante start. Die Variante basis bietet zusätzlich Doppelte Buchführung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Warenwirtschaft und Kommunikationsfunktionen. Die Software-Variante plus bringt außerdem auch noch eine Mitarbeiterverwaltung samt Zeiterfassung mit. Eine detaillierte Liste der Funktionen je nach Software-Variante finden Sie bei Lexware büro easy.

Die Installation 

Die Installation war einfach: 
  1. Zuerst habe ich die Lexware büro easy Software heruntergeladen und die ZIP-Datei anschließend in einem eigenen Ordner entpackt – dabei musste ich das Passwort für die ZIP-Datei angeben. 
  2. Dann habe ich alle Anwendungen auf dem Computer geschlossen und wie empfohlen die lxsetup.exe im Ordner mit den entpackten Dateien angeklickt. 
  3. Auf die Rückfrage meines Computers, ob die Software Änderungen an meinem Computer vornehmen dürfe, antwortete ich: ja. 
  4. Als Nächstes gab ich die persönliche Seriennummer für die Software und den Installationsort an und akzeptierte die Bedingungen. 
  5. Kurz vor Ende der Installation bekam ich eine Fehlermeldung, die wahrscheinlich mit meiner Hardware-/Software-Kombination zusammenhing (Windows 7 Home Premium vorinstalliert auf dem Acer Aspire 7745G Notebook, auf dem ich das Service Pack 1 trotz angeblicher Inkompatibilität installiert habe):
    "Fehler 2738: Could not access VBScript run time for custom action".
    Mir half ein Fix von Microsoft innerhalb weniger Minuten. Ich startete anschließend den Rechner neu und installierte die Software mit einem Klick auf Buero_Easy_Standard_Setup.exe. Dieses Mal lief die Installation erfolgreich bis zum Ende durch. 
Erste Schritte und erste Eindrücke 

Direkt nach der Installation wurde ich von einem Berater-Avatar an die Hand genommen und richtete unter seiner Führung das eigene Unternehmen ein. Wer es ruhig mag, kann den Avatar aber auch abstellen, indem er/sie zu seinen Füßen auf Text klickt (aus dem Text wird dann Video und der Avatar verschwindet, bis man auf Video klickt). 

Lexware büro easy: Die ersten Schritte sind mit oder ohne Avatar möglich.

Später ruft man Lexware büro easy über das Icon auf dem Desktop oder über Start > Alle Programme > Lexware > Lexware büro easy auf (ab Windows 8 im Startfenster den kleinen Pfeil anklicken > Apps > Lexware > Lexware büro easy). Bei mir dauert es ein paar Sekunden, bis die Startseite des Programms gezeigt wird, aber alle weitere Nutzung geht sehr flott.

Mein erster und bisher dauerhafter Eindruck: Die Nutzeroberfläche ist freundlich und übersichtlich. Überhaupt ist Benutzerfreundlichkeit das Motto: Man kann nichts falsch machen, beispielsweise in der falschen Reihenfolge vorgehen. Entweder man legt erst seine Firmendaten an, falls noch nicht gleich nach der Installation geschehen, oder man fängt einfach an, die üblichen Aufgaben zu erledigen, beispielsweise eine Rechnung zu schreiben und dabei parallel gleich den Kunden anzulegen. Jeder Weg ist der richtige. 

Lexoffice büro easy: Es gibt viele Wege und man kann nichts falsch machen.

Mein Tipp für Nutzer mit wenig kaufmännischen Kenntnissen oder Buchführungserfahrung: In der Online-Hilfe (Hilfe > Hilfeindex..., dort Register Inhalt) als Erstes "Mit Lexware büro easy arbeiten" lesen oder durch das Benutzerhandbuch blättern (Hilfe > Handbuch). 

Lexware büro easy macht die Büroarbeit einfach 

Bei Lexware büro easy dreht sich alles um Kunden, Lieferanten und Artikel. Man kann Kunden anlegen und ihnen Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Rechnungskorrekturen schicken. Die Posten, die in diesen Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen auftauchen, werden vorher oder parallel als Artikel angelegt - Artikel können Dienstleistungen oder Handelswaren sein. Lieferanten wiederum sind die, bei denen man selbst einkauft. Man gibt die Lieferantenrechnungen ein, sodass sie von Lexware büro easy automatisch verbucht werden und per Online-Banking bezahlt werden können (wenn man auch die Zahlungsabwicklung über Lexware büro easy einrichtet). 

Rechnungen lassen sich direkt erstellen oder aus einem Angebot
oder einer Auftragsbestätigung generieren.

Lexware büro easy enthält Vorlagen, die man sehr einfach anpassen kann (die Lexware-büro-easy-Vorlagen für Rechnungen sind beispielsweise zu finden im Menü Firma > Vorlagen > büro easy-Vorlagen: Angepasste Kundenrechnung wählen, unten Schaltfläche Vorlagen > Bearbeiten > Registerkarte Optionen). Wenn man nicht weiß, ob und wie man etwas einstellen oder ändern kann, erhält man die Antwort über den Index oder die Suche der Online-Hilfe. Hier habe ich allerdings eine winzige Kritik: Manche Funktionen, die in der Online-Hilfe beschrieben werden, sind erst vorhanden, wenn man sie aktiviert hat. Es wäre schöner, wenn es an der jeweiligen Stelle in der Online-Hilfe einen deutlicheren Hinweis darauf gäbe, beispielsweise bei allen Hilfethemen zum "Artikel mit Bestandsführung", dass es diesen Artikeltyp erst gibt, wenn man die Bestandsführung aktiviert hat (Firma > Einstellungen > Einkauf & Lieferanten, dort die Registerkarte Firmeneinstellungen aktivieren und in das Kontrollkästchen neben Bereich 'Bestand' ist aktiv ein Häkchen setzen). Trotzdem fand ich die Hilfe in Kombination mit dem Manual sehr gut – zu nahezu allen meinen Fragen fand ich gut verständliche Antworten. Auch toll: In der Online-Hilfe lassen sich persönliche Favoriten (Lesezeichen, Bookmarks) anlegen. Das Handbuch in PDF-Version wäre noch leserfreundlicher, wenn es Links aus dem Inhaltsverzeichnis, beispielsweise von den Seitenzahlen, zu den Kapiteln gäbe.  

Ebenso überzeugend finde ich die Übersichtlichkeit der Nutzeroberfläche und dass man jedes Ziel auf vielen Wegen finden kann: über die Navigationsleiste (links), die Menüleiste (ganz oben), die Symbolleiste (unter der Menüleiste), über Kontextmenüs (ruft man mit dem Klick auf die rechte Maustaste) und über Tastenkombinationen. Weitere Optionen und Eingabemöglichkeiten ergeben sich oft durch Reiter. 

Sehr hilfreich sind auch die Anbindungen an Microsoft Office und OpenOffice.org sowie die Automatische-Erinnerungsfunktion: Aufgaben und deren Termine kann man auf der Startseite unter dem Reiter Aufgaben & Erinnerungen eingeben. 

Mein persönliches Fazit zu Lexware büro easy bis jetzt

Die Nutzeroberfläche ist freundlich und übersichtlich. Lexware büro easy ist intuitiv zu bedienen. Die Online-Hilfe ist gut und immer schnell zu erreichen, sodass kaufmännische Einsteiger jederzeit Erklärungen und Anleitungen finden. Es gibt aber auch ein gutes Benutzerhandbuch (Anwender-Manual). Begeistert haben mich auch die Gestaltungsmöglichkeiten – beispielsweise bei Listen oder Rechnungen – so kann man Lexware büro easy an persönliche Vorlieben und Erfordernisse anpassen. 

Fortsetzung folgt 

Ich werde meine Erprobung von Lexware büro easy in den nächsten Wochen fortsetzen und dann ein endgültiges Fazit ziehen. 

Systemvoraussetzungen für Lexware büro easy
  • IBM-kompatibler Computer (Pentium® Prozessor 4 ab 2.00 GHz oder äquivalent) 
  • Mindestens 2 GB Arbeitsspeicher 
  • Microsoft Vista SP2 | Windows® 7 SP1 (jeweils ab Version Home, deutsche Version) 
  • Windows 8.1 (deutsche Version) 
  • Mindestens 4 GB freier Festplattenspeicher 
  • Auflösung von mind. 1024 x 768, 16 bit und eine entsprechende Grafikkarte 
  • Internetzugang (für Online-Banking, Internetaktualisierung und ähnliche Services) 
  • Windows kompatible Soundkarte empfohlen 
  • E-Mail-Adresse und Provider erforderlich (für eRechnung)
Hinweis: Von Lexware gibt es unter dem Namen Lexoffice auch webbasierte Business-Software.

Nachtrag:
Mein Abschlussbericht zu Lexware büro easy nach einem Monat Testzeit ist nun bei tinto bloggt online. Dort finden Sie eine Anleitung, wie man schnell eine vorhandene eigene Word-Vorlage in eine Word-Vorlage für Lexware büro easy umwandelt, außerdem meine Erfahrungen mit der Artikelverwaltung, der Klassenerstellung und -zuweisung und mehr. 

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Donnerstag, 14. August 2014

Haben Computer einen eigenen Willen?

Ich fürchte, ja. Und der ist schwer zu durchschauen!

Wenn der Bildschirm nach einer Installation schwarz bleibt, ist man plötzlich hellwach.
Seit 2011, also schon seit kurz nach der Anschaffung, will ich auf meinem Notebook das Service Pack 1 (SP1) für das Betriebssystem Windows 7 Home Premium installieren. Dieses Service Pack ist die Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit mancher Software und auch für die Installation eines neuen Internet Explorers, den ich als einen von fünf Browsern auf meinem Rechner habe.

Aber es ging nicht, das Service Pack ließ sich nicht installieren. Ich bekam bei jedem Versuch eine Meldung, dass mein von einem Drittunternehmen vorinstalliertes Betriebssystem (für das es keine Installations-CD gab) nicht für das SP1 geeignet sei.

Jeder Versuch hat mich mehr verärgert, weil es nämlich beim Kauf des Notebooks keine Vorwarnung gab, dass man das ab Werk installierte System wohl nie upgraden können würde. Aber ich gab nicht auf, sondern versuchte es immer wieder.

So auch vor zwei Tagen. Dieses Mal lud ich das Service Pack bei Computerbild herunter. Überraschung: Es kam keine Meldung und kein Abbruch! Ich musste nur warten, warten warten. Es dauerte weit über eine Stunde, bis alles heruntergeladen, installiert und "grob" verarbeitet war.

Dann der große Augenblick und die bange Frage, ob der Rechner nach dem Neustart wieder hochfahren und funktionstüchtig sein würde. Bangen, Hoffnung, schwarzer Bildschirm, Flackern, dann doch: Jubel. Ich konnte mich anmelden, das Notebook lud seine Programme, ok, es lud und lud und lud und brauchte eine ganze Zeit - für was auch immer. Aber schließlich verband es sich wie gewohnt mit dem Internet, reagiert auf meine Eingaben und in den Computereigenschaften wurde das SP1 tatsächlich angezeigt.

Ein Wunder war geschehen. Oder? Man kann spekulieren, ob das Service Pack seit meinen vorherigen Versuchen überarbeitet worden war oder ob ich beim Entfernen von Malware im Frühjahr irgendeine blockierende Datei oder Einstellung versehentlich gelöscht habe. Oder man kann annehmen, dass mein Notebook einen eigenen Willen hat und bei den früheren Versuchen einfach noch nicht bereit für eine Veränderung war.

Denn wie anders soll ich es verstehen, dass ich eineinhalb Tage mit dem neuen Service Pack ohne Probleme und ohne größere Nachzügler-Updates seitens Windows gearbeitet habe und mir dann sechs Neustarts später auf einen Schlag ganz plötzlich 98 wichtige (!) Updates auf einmal empfohlen werden.

Soll ich wirklich?, fragte ich mich. Jetzt, wo doch alles so schön läuft? Aber klar, ich konnte nicht widerstehen und klickte auf Updates installieren - innerlich gewappnet, dass ich danach die Festplatte formatieren und ein neu zu kaufendes Betriebssystem installieren müssen würde.

Aber noch ein Wunder: Das Notebook rödelte zwar wieder stundenlang herum, aber am Ende funktionierte nicht nur das vorhandene System, nein, ich hatte plötzlich und unerwartet den Internet Explorer 11 auf dem Rechner und der hatte sich alle Daten vom Vorgänger gemerkt.

Es scheint, mein Notebook hat jetzt mitbekommen, dass ihm Veränderungen gut tun (und diese es noch eine Weile vor der Ausmusterung bewahren können), denn gerade bietet es mir schon wieder 6 Updates an.

Morgen, vertröstete ich. Ich muss ich ja auch mal wieder "was Richtiges" arbeiten.

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Montag, 28. Juli 2014

Bezahlte Blogartikel - Sponsor-Posts und Sponsored Posts

Content Marketing, auch Native Advertising genannt, ist "in" - ein Glück für Blogger und Blogbetreiber. Doch es gibt einiges zu beachten.

Ein Produkttest gegen Bezahlung muss gekennzeichnet
werden. Auch die Überlassung des Produkts ist eine
Form der Bezahlung.
Statt Werbeflächen für Banner zu buchen, die Internetnutzer oft genug per Ad-Blocker-Software oder durch Nichtbeachten ausblenden, versuchen Marken und Unternehmen sich über interessante Inhalte ins Gespräch zu bringen oder zumindest besser wahrgenommen zu werden.

Solche Inhalte können informativ, beratend oder unterhaltend sein. Sie werden als Texte, Grafiken, Videos, Podcasts und Kombinationen daraus aufbereitet und veröffentlicht. Aufhänger für diese Inhalte können aktuelle Ereignisse, die Jahreszeit (Frühjahrsputz, alles neu macht der Mai), Feiertage, eine bestimmte Saison (Karneval, Pflanzzeit, Erntezeit, Badewetter), eine Produktneuheit, ein Produkttest und vieles andere sein.

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Um möglichst viele Mitglieder der angepeilten Zielgruppe zu erreichen, werden Inhalte nicht nur im eigenen Unternehmensblog und in den sozialen Netzwerken, sondern auch in thematisch und zielgruppenmäßig passenden fremden Blogs veröffentlicht - vorausgesetzt, der andere Blogbetreiber macht mit.

Für Blogger oder Blogbetreiber, die mit dem Blog Geld verdienen möchten/müssen, können bezahlte Blogartikel eine interessante Einnahmequelle sein. Als Bezahlung für einen Blogartikel gilt übrigens nicht nur Bares, auch die Überlassung eines Produkts ist eine Form der Bezahlung. Das Gleiche trifft übrigens auch für Vlogger, Videokünstler und andere Video-Publisher auf der Videoplattform YouTube (YouTuber, YouTube Creator) und andere zu.

Influencer und Influencerinnen
Blogger, Vlogger und andere Content Creators, die viele Leser, Zuschauer, Abonnenten und Fans haben und einen Einfluss auf sie ausüben, werden von der Auftraggeber-/Vermarktungsseite inzwischen "Influencer" genannt und für zielgruppengerechtes Online-Marketing als MarkenbotschafterInnen genutzt. Tatsächlich werden die Blogger-/Vlogger-Relations für Unternehmen immer wichtiger.

InfluencerInnen werden nicht nur durch ihre Veröffentlichungen zu einflussreichen Vorbildern, sie müssen auch ihre eigene Marke pflegen und für zunehmende Bekanntheit sorgen. weshalb sie zusätzlich über andere Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram, Snapchat, TikTok, Twitch, Pinterest & Co, mit ihren Anhängern kommunizieren. Außerdem gehen sie zu Veranstaltungen wie die VideoDays in Köln, zu den Comic Cons und zu anderen Conventions und Fanfesten ("Meet and greets"), um sich zu zeigen, ihren Fans Autogramme zu geben und für Selfies zur Verfügung zu stehen.

Sponsor-Posts und Sponsored Posts

Bezahlte Blogartikel werden im Auftrag eines Unternehmens oder dessen Agentur geschrieben und im Blog veröffentlicht. Die Inhalte und Sprache sind nicht werblich, sondern entsprechen eher dem Stil von informativen Presseartikeln zu einem Thema. Auf Englisch heißen solche bezahlten Blogartikel "Sponsored Posts".

Oft wird von den Auftraggebenden aber auch angeboten, fertige Blogartikel zur Veröffentlichung zu stellen - dies sind dann "Sponsor-Posts" (Artikel des Sponsors, Gastartikel-Veröffentlichung gegen Bezahlung etc.). Sponsor-Posts gehören zum "Native Advertising" - der Werbung im "heimischen" Umfeld, also mitten im Informationsteil, der ansonsten von JournalistInnen/BloggerInnen und der Redaktion geschrieben und aufbereitet wird. Sie entsprechen in etwa dem Advertorial in Zeitungen.

Transparenz ist ein Muss

Um die Bloglesenden nicht in die Irre zu führen und in den Verdacht von Schleichwerbung zu geraten, sollten bezahlte Blogartikel unbedingt als solche gekennzeichnet werden. Dazu eignen sich Zusätze wie "Anzeige", "Werbung", "Sponsor-Post" oder "Sponsored Post" am Anfang des bezahlten Blogartikels. Wer die englischen Bezeichnungen wählt, sollte sie (spätestens am Ende des Artikels) auch erläutern. Wer diese Information nur für Lesende, aber nicht für Suchmaschinen bereitstellen will, kann die Kennzeichnung über ein Bild einfügen.

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Trotz bezahlter Blogartikel authentisch bleiben

Damit der Blog für die eigene Zielgruppe relevant bleibt, sollte man die Werbepartner und Themen der bezahlten Blogartikel sorgfältig wählen. Die Qualität und die Anzahl der bezahlten Blogbeiträge im Verhältnis zu den "normalen" Veröffentlichungen sowie die Qualität der Auftraggeber/Werbepartner und wie sie zu den eigenen Lesern passen, sollte man immer im Auge haben.

Vor allem, wer gelieferte Blogartikel, also Sponsor-Posts, veröffentlicht, sollte hohe Ansprüche hinsichtlich der Qualität (Spaß, Informationswert etc.), Sprache (Grammatik, Rechtschreibung, Zielgruppenansprache) und der Einzigartigkeit der gelieferten Artikel stellen und das am besten schon in sein Angebot hineinschreiben.

Glaubwürdigkeit erhalten

Jeder Blogbetreiber, der sich zu einer Rezension oder einem Produkttest mit bezahltem Blogartikel bereit erklärt, wünscht sich, dass das Produkt gut ist, denn dann macht das Testen und Schreiben richtig Spaß. Das hat gar nichts mit der Bezahlung zu tun, sondern damit, dass man sich als Blogbetreiber gute Unternehmen und angesehene Marken als Werbepartner wünscht.

Andererseits darf man nicht unkritisch sein, sondern muss tatsächlich objektiv testen und bewerten, damit die eigene Glaubwürdigkeit erhalten bleibt.

Wenn der Test ergibt, dass das Produkt nach der persönlichen Erfahrung völlig unbrauchbar ist, ist man natürlich enttäuscht. In so einem Fall kann man dem Werbepartner anbieten, auf den Blogartikel zu verzichten, da er zu negativ ausfallen müsste. Da bezahlte Blogartikel meist im Voraus bezahlt werden - zumindest bei Neukunden -, sollte man schon im Angebot beschreiben, wie in so einem Fall vorgegangen wird (Aufwandsentschädigung).

Ist das Produkt nicht absolute Spitze, aber auch nicht völlig unbrauchbar, dann kann man - wenn man den Kunden behalten möchte - "konstruktiv schreiben", beispielsweise die positiven Merkmale nennen, aber auch - ein wenig in zweiter Reihe - die negativen. Zu lügen, also Merkmale positiv herausstellen, die nicht positiv sind, würde ich auf keinen Fall empfehlen, um die eigene Glaubwürdigkeit nicht zu gefährden. Und auf keinen Fall darf man die Kennzeichnung als bezahlter Artikel vergessen, siehe oben!

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