Lexoffice im Praxistest

Meine Erfahrungen mit Lexoffice, einem Online-Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm von Lexware für Existenzgründer, Kleinunternehmer und Selbstständige. (Sponsored Post) 

Getestet habe ich die Vollversion (Lexoffice Buchhaltung & EÜR) mit einem Notebook, aber es gibt die Lexoffice iPad-App und Scan Apps kostenlos/inklusive.

Büroarbeit webbasiert und ohne Vorkenntnisse

Bei Lexoffice muss man keine Software zeitaufwendig herunterladen und installieren, denn diese Büromanagement- und Buchhaltungssoftware ist webbasiert und man kann von überall, wo man Internetzugang hat, auf sie zugreifen. Man benötigt auch so gut wie keine Buchhaltungskenntnisse - nur die eigene Steuernummer sollte man kennen und wissen, ob man Netto- oder Bruttopreise auf den Belegen haben will oder ob man umsatzsteuerbefreit ist. Als Kontenrahmen kann man bei den Einstellungen SKR03 (Prozessgliederungsprinzip) oder SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip) wählen und jederzeit mit einem Klick hin und her wechseln.

Jeder kann die Software testen

Ich habe mich bei Lexoffice.de online zum Testen angemeldet, dazu E-Mail, Passwort, PW-Wiederholung, Name, Vorname, Firmenname angegeben und den Datenschutzbestimmungen sowie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugestimmt. Ich erhielt eine Mail, bestätigte den Testzugang mit einem Klick und schon stand mir der volle Funktionsumfang zum Testen zu Verfügung. Ich brauchte mich nur noch einloggen und konnte sofort loslegen. Nutzen kann ich Lexoffice von zuhause aus oder von unterwegs.

Besonders positiv aufgefallen ist mir, dass das Abo nach den 30 Tagen Testzeit endet, ohne dass man kündigen muss. Hier gibt es keine Abofalle! Am Ende der Testphase wird man gefragt, ob man die Software kostenpflichtig weiternutzen möchte oder nicht.

Anzeige

Die ersten Schritte

Startbildschirm zum sofortigen Loslegen

Lexoffice ist sehr intuitiv. Wer auf langatmige Einführungen verzichten kann, ist bei Lexoffice richtig. Entweder folgt man den Anweisungen, die im Feld Übersicht, rechts im Dashboard, stehen, nämlich die Firmendaten vervollständigen, den Account mit einem Bankkonto verbinden und das Druck-Layout festlegen, oder man guckt einfach mal, was sich hinter jedem Punkt und Symbol in der Menüleiste des Start-Bildschirms verbirgt und legt dann los.

Wer es ganz eilig hat, spart sich die Einarbeitung ganz - jedenfalls, nachdem er/sie die Firmendaten und die Allgemeinen Einstellungen ausgefüllt hat: Ein Kunde benötigt dringend ein Angebot? Einfach in der Menüleiste auf Belege klicken. Mit Klick auf die grüne Schaltfläche +Neuer Beleg ein Menü öffnen, dort Angebot wählen. Es folgt die Aufforderung, einen Kunden auszuwählen. Bei Klick auf den Pfeil nach unten öffnet sich eine Auswahlliste und auch die Option Neuer Kunde. Mit ein paar Angaben ist der Kunde angelegt (wichtig: Nummernkreise für die Kundennummern, siehe weiter unten). Und während Sie die Positionen im Angebot ausfüllen, legen Sie die Produkte beziehungsweise Services an.

Entsprechend geht das auch, wenn man gleich einen Lieferschein oder eine Rechnung ausstellen möchte, ohne dass bereits der Ablaufschritt davor vorhanden ist. Wenn es nämlich bereits einen Auftrag gibt, kann man daraus ganz einfach die Folge-Belege wie Lieferschein, Rechnung etc. generieren.

Anzeige


Eine weitere Möglichkeit, sofort einen Beleg anzufertigen, ist das grüne Feld Neue Rechnung rechts im Startfenster. Bei Klick auf den kleinen Pfeil nach unten, werden Neues Angebot, Neue Auftragsbestätigung, Neuer Lieferschein etc. angezeigt (siehe Bild oben).

Wichtige Zugangspunkte
Ich habe erst einmal geguckt, was sich hinter jedem Menüpunkt in der Menüleiste oben im Fenster verbirgt. Sehr wichtig ist das Zahnräder/Einstellungssymbol auf der rechten Seite: Dort kann man die Firmendaten bearbeiten, allgemeine Einstellungen vornehmen und Formulare gestalten.

Hilfe findet man in der Wissensdatenbank. Dort hin kommt man durch Klick auf die orangefarbene Hilfe-Schaltfläche in der Menüleiste. Im Hilfefenster kann man auch Fragen stellen und Feedback geben. Gibt man beispielsweise rechts im Kontaktformular bei Betreff ein Thema ein, dann werden links die dazugehörigen Themen aus der Wissensdatenbank und dem Feedback aufgelistet. Ist nichts dabei, was die Frage beantwortet, füllt man rechts im Kontaktformular auch das Feld Wie können wir Ihnen helfen aus, hängt eventuell eine Datei an, ändert eventuell die E-Mail-Adresse und verschickt die Nachricht mit Nachricht senden.

Lexoffice Hilfe: Wissensdatenbank, Feedback und Kontakt

Wichtig, bevor man erste Belege erstellt:

Nummernkreise
Man sollte sicher sein, dass sich die Nummern für Kunden, Lieferanten etc. in den geforderten Nummernkreisen befinden und dass die Nummern korrekt sind, denn sobald beispielsweise ein Beleg für einen Kunden (Angebot, Lieferschein, Rechnung o. ä.) erstellt und gedruckt wurde, kann man die Kundennummer nicht mehr ändern.

Die Nummernkreise geben an, in welchem Nummernbereich Kundennummern, Lieferantennummern etc. liegen sollen.

Vorlagen-Layouts anpassen
Die Vorlagen-Layouts kann man bei den Einstellungen unter dem Reiter Drucken anpassen. Man hat die Wahl unter vier verschiedenen Designs, kann sein eigenes Firmenlogo hochladen (maximal 2 MB und 800 x 230 Pixel), und man kann ein eigenes Briefpapier gestalten. Für Letzteres lädt man die Lexoffice-Vorlage herunter, bearbeitet sie, speichert sie als PDF ab und lädt sie dann wieder hoch. Man muss am Ende nur kontrollieren, ob alles, was man braucht, enthalten ist (Bankverbindung, Zahlungskonditionen, Steuernummer, etc.) - entweder seitens der eigenen Vorlage oder durch das Drucken des Beleges!

Belegvorlagen gestalten

Daten importieren
Wer schon mit einem anderen System gearbeitet hat, der hat bereits Kunden- und Produktdaten angelegt, vielleicht sogar schon Buchungen vorgenommen. Da möchte man nicht wieder von vorne anfangen, sondern Vorhandenes möglichst schnell und einfach in Lexoffice importieren. Das Prinzip ist in der Regel folgendermaßen: Die Daten müssen vom alten System exportiert und dann in das neue System importiert werden. Da ich vor Kurzem Lexware büro easy getestet habe, versuchte ich, die dort angelegten Daten in Lexoffice zu importieren. Lexware büro easy lässt zu, Listen zu exportieren - im Format IIF. Die IIF-Dateien kann man dann mit Excel o. ä. öffnen, den Erfordernissen für den Import in Lexoffice anpassen, als CSV-Datei abspeichern und dann importieren.

Beim Import in Lexoffice ist auf die Reihenfolge der Spalten, die fünfstelligen Kundennummern zwischen 10000 und 69999, die Landangaben nach ISO-Norm 3166-1 und einiges mehr zu achten. Zwar sind die Vorgaben in der Lexoffice-Hilfe schnell zu finden und eine Anleitungs-PDF wird auch beim Aufruf der Funktion Kontakte > Kontakte importieren angeboten, dennoch fand ich das Verfahren aufwendiger als erwartet. Aber es funktioniert: Auf diese Weise lassen sich Kunden, Services und Produkte importieren, Buchungen jedoch nicht.

EÜR mit einem Klick

EÜR steht für Einnahmen-Überschussrechnung. Mit einem Klick auf Buchhaltung in der Menüleiste, dann auf Einnahmen-Überschussrechnung, erstellt Lexoffice die Einnahmen-Überschussrechnung. Die ist natürlich nur dann aussagekräftig und verwertbar, wenn man lückenlos alles über Lexoffice verbucht. Man kann nur eine EÜR pro Account erstellen. Da ich neben freiberuflicher Tätigkeit auch ein Gewerbe für meine werbefinanzierten Einnahmen führen und dafür eine extra EÜR erstellen muss, müsste ich wohl zwei Abos buchen, eines für die freiberuflichen Einnahmen und Ausgaben und ein weiteres für gewerbliche Aktivitäten.

Die verschiedenen Lexoffice-Varianten

Wen die Funktionen überzeugen, der kann sein Testabo auch schon vor Ablauf der Testphase in ein kostenpflichtiges Abo umwandeln (Einstellungen-Symbol > Account: Zum Kauf). Je nachdem, welche der möglichen Features der Software man nutzen möchte, kostet ein Abo zwischen 4,90 und 12,90 Euro/Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Es gibt keine Mindestlaufzeit und man kann flexibel zwischen den Versionen wechseln und auch jederzeit kündigen (Kündigungsfrist 30 Tage). Eine detaillierte Übersicht über die Funktionen bei jedem Abomodell findet man beim Produktvergleich der Lexoffice Varianten.

Anzeige

Fazit: Praxistest sehr gut bestanden

Ich finde die Benutzung von Lexoffice sehr einfach und intuitiv. Mir gefällt die einfache und schnörkellose Oberfläche und Abwicklung. Ich kann mit diesem Online-Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm alles machen, was mir als freie Texterin/Autorin/Bloggerin wichtig ist - jederzeit, auch von unterwegs und mobil. Wunderbar, wie einfach man eine EÜR erstellen kann, wenn man alle Geschäftsvorgänge über die Lexoffice-Oberfläche verbucht. Für meine zusätzlichen gewerblichen Umsätze müsste ich mir allerdings ein zweites Abo zulegen, das wird dann natürlich auch doppelt so teurer - das muss ich mir noch überlegen.

Sehr erfreulich finde ich die Exportfunktion für Listen von Eingangs- und Ausgangsbelegen (zu finden hinter dem Einstellungen-Symbol in der Menüleiste) - ich würde mir allerdings wünschen, man könnte Kundenlisten, Lieferantenlisten und anderes einfacher importieren und diese dann auch für weitere Berechnungen wieder exportieren.

Sehr schön auch, dass man über die Hilfe jederzeit auch Feedback und Funktionswünsche absetzen kann, die meinem Eindruck nach wirklich ernst genommen und umgesetzt werden.

Meinen Praxistest hat Lexoffice sehr gut bestanden. Ich finde die Büro-/Buchführungsanwendung für Gründer, Freiberufler und Kleinunternehmen empfehlenswert. Und da ein Test nichts kostet, kann man eigentlich nichts falsch machen, wenn man sie einfach mal ausprobiert.

Anzeige

Die Mobilen verändern die Browser-Top-Ten

Im Internet reicht es nicht, Informationen spannend zu formulieren, die Rechtschreibung zu beherrschen und Bilder oder Filme zur Veranschaulichung in den Text zu hängen. Man muss von seinen Lesern auch gefunden werden (Stichwort SEO) und die Darstellung muss den Leser ansprechen bzw. die Nutzeroberfläche nutzerfreundlich gestaltet sein, die Ladezeiten stimmen und vieles mehr. Seit die Nutzer zunehmend mit mobilen Endgeräten wie Smartphones im Netz surfen, werden nicht nur neue Display-/Fenstergrößen für das Webdesign wichtig, sondern auch Browser, die vor wenigen Jahren noch unter dem Label "Newcomer" liefen.

Webseiten, genauer deren Quell-Code, werden von verschiedenen Browsern unterschiedlich dargestellt. Insofern ist es wichtig zu wissen, mit welchen Browsern die Nutzer auf die Homepage, den Blog, die Webanwendung oder anderes kommen. Ich habe mir die Statistik der letzten 30 Tage für tinto.de und dazugehörende Projekte angeschaut und die Browser-Top-Ten mit den häufigsten Browsern vor einem Jahr verglichen.

Browser im Februar/März 2015 (prozentual an der Gesamtzahl der Sitzungen)

Browser im Februar/März 2014 (prozentual an der Gesamtzahl der Sitzungen)

Wie man sieht, hat sich die Bedeutung der Browser verändert. Während 2014 Google's Chrome noch auf dem 4. Platz lag, 6 Prozent hinter dem Internet Explorer (IE), hat Chrome 2015 Platz 2 erobert und liegt nur wenig hinter dem Firefox auf Platz 1.

Browser-Top-Ten 2015 (2014)            
1. Firefox  27,64 %  (30,76 %)
2. Chrome 24,04 %  (14,07 %)
3. Safari    22,73 %  (21,06 %)
4. IE          15,90 %  (14,7 %)
5. Android  7,80 %  (30,76 %)
8. Opera      1,03 %  (30,76 %)
9. Safari (in-app) 0,25 %  (30,76 %)
10. Amazon Silk 0,24 %  (Vorjahr 30,76 %)

Noch mehr Einblick erhält man, wenn man Browser und Gerätekategorien (desktop für Desktop, tablet für Tablet, mobile für Mobilfunkgerät/Smartphone) kombiniert: Auf dem Desktop liegt Chrome immer noch auf Platz 3 hinter Firefox und IE), aber während sich Chrome Desktop von 10 auf 12 Prozent Anteil verbessert hat, mussten Firefox und IE deutlich abgeben. Chrome mobile ist sogar von nur 4 auf 9 Prozent gestiegen, Safari mobile während der gleichen Zeit nur von 6 auf 8 Prozent. Es sind also die mobilen Nutzer und allgemein Google Chrome, die die Browser-Top-Ten aufmischen.

Browser Gerätekategorie im Februar/März 2015 (prozentual an der Gesamtzahl der Sitzungen)

Browser Gerätekategorie im Februar/März 2014 (prozentual an der Gesamtzahl der Sitzungen)

Laut Cisco wuchs die Zahl der mobilen Geräte 2014  weltweit um knapp 500 Millionen Geräte. Der Trend wird sich wohl kaum umkehren. Bei der Ausrichtung der Webseiten und Blogs auf die Nutzerbedürfnisse muss man nicht nur die verschiedenen Fenster-/Darstellungsgrößen, die mit den Mobilen kommen, sondern auch die Bedeutung der verschiedenen Browser der Nutzer im Auge haben.

Anzeige


Siehe auch
Achtung, die Mobilen kommen!

Bits und Bytes verstehen dank CS50-MOOC

Harvard’s am besten besuchter Kurs war 2014 ein Informatikkurs: Computer Science 50 (CS50). 825 regulär eingeschriebene Studierende belegten den Kurs, der auch über edX – eine von der Harvard-Universität und dem Massachusetts Institute of Technology (MIT) gegründete Lernplattform – als Massive Open Online Course (MOOC) CS50x angeboten wurde. Für den MOOC hatten sich 366.231 TeilnehmerInnen aus aller Welt eingeschrieben* – ich war eine von ihnen. 

Wir leben inmitten der digitalen Revolution. Der Computer ermöglichte die Raumfahrt und verändert seit dem beständig unsere Arbeitswelt, unser Leben zuhause, wie wir miteinander kommunizieren und unsere Gesellschaft. Und die digitale Revolution ist noch längst nicht abgeschlossen: Viel wird sich noch durch die Realisierung vom „Internet der Dinge“ sowie durch die (Weiter-) Entwicklung von Robotern und so genannter künstlicher Intelligenz verändern.

Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Gehäuse von Computern, PCs, Notebooks, Smartphones oder Robotern? Wieso können sie, was sie tun?

Mein edX/HarvardX Honor Code Certificate

Seit Jahren befasse ich mich teils neben- und teils hauptberuflich mit Rechnern, Rechnernetzen, ihrer Administration und ihren Kommunikationsprotokollen. Trotzdem blieb da immer eine Ebene, nämlich die der Programmierung, die für mich noch zu viele Geheimnisse enthielt. Zwar hatte ich schon Webseiten programmiert, aber doch mehr über Learning by Doing und ohne die Grundlagen dahinter zu kennen.

Anzeige


Nach und nach erschloss ich mir zwar über einen Semesterkurs und mehrere MOOCs Teilbereiche der Informatik: dynamische Webseiten, Datenbanken, Suchmaschinen, Blogs. Trotzdem blieb immer ein Gefühl des Schwimmens im Abstrakten – die Aufgaben waren für mich wie das Lösen von Kreuzworträtseln, danach ging es irgendwie nicht weiter, mir fehlte immer noch der Sinn dafür, wie man Ideen oder Probleme in Software umsetzen beziehungsweise sie damit lösen kann. Diesen Sinn für digitale Lösungen bekam ich erst durch die Teilnahme am CS50-MOOC 2014.

Durch CS50 lernte ich, Aufgabenstellungen in die "Denkweise" eines Computers zu übersetzen und darauf basierend Programme zu schreiben. Zu den im Kurs gestellten Aufgaben gehörten Programmierarbeiten im Bereich Spieleentwicklung und Computerforensik, interaktive Webseiten zu erstellen und vieles mehr. Das Abschlussprojekt bestand in der Aufgabe, selbst ein „Problem“ zu identifizieren und eine Lösung dafür zu programmieren – sei es für ein Smartphone oder einen Rechner, sei es für die Administration, für Vorgänge in den Programmtiefen oder an der (Endnutzer-) Benutzeroberfläche. Ich programmierte eine kleine Webanwendung für Hobbygärtner "Mein Pflanzenarchiv", die Hobbygärtnern das Erinnern an ihre Sorten, Pflanzungen und Erfahrungen erleichtern soll.

Anzeige


Es hatte geheißen, der Kurs sei für Anfänger und Fortgeschrittene geeignet, wobei empfohlen wurde, sich nicht an anderen Teilnehmern zu messen, sondern nur die eigene Entwicklung zu bewerten. Die gestellten Aufgaben zu lösen, war ab der dritten Lerneinheit nicht gerade einfach und teilweise ziemlich zeitaufwendig - auch für mich, obwohl ich einige Kenntnisse mitbrachte. Aber andererseits waren wir alle erstaunt, wie viel wir schon nach kurzer Zeit selbstständig fertigbrachten. Das liegt meiner Meinung nach daran, dass dieser CS50-Kurs/CS50x-MOOC die Themen spielerisch und anschaulich aufrollt und jedes Thema auf mehrere Arten erklärt wird. Nicht umsonst gehört David J. Malan, der Dozent, inzwischen zu den Rockstars unter den Informatik-Dozenten.

825 reguläre Studierende plus 366.231 MOOC-TeilnehmerInnen* zu betreuen, erfordert einiges an Organisation und Infrastruktur (und den Einsatz von neuen digitalen Medien), wenn man möglichst vielen Menschen Spaß an der Sache und außerordentliche Lernerfolge vermitteln will. Deshalb besteht das CS50/CS50x-Team inzwischen aus 100 Personen*. Die bekanntesten sind neben David Malan die Teaching Fellows (TF, mitwirkende Studierende älterer Semester) Rob Bowdon, Zamyla Chan, Jason Hirschhorn und andere, die viele der Erklärvideos erstellt haben, und auch sonst den Studierenden Hilfestellung leisten.

 CS50 bzw. CS50x wird auch 2015 wieder angeboten. Man kann:

• völlig losgelöst die Online-Inhalte nutzen (OpenCourseWare) - kostenlos, 
• mit formloser Bescheinigung bei erfolgreicher Bewältigung von Aufgaben und Abschlussprojekt (edX Honor Code Certificate) abschließen – kostenlos (mein Zertifikat siehe Abbildung oben), 
• mit offizieller Bescheinigung bei erfolgreicher Bewältigung von Aufgaben und Abschlussprojekt (edX Verified Certificate) abschließen – 90 US$ Gebühr, 
• mit offizieller Bescheinigung bei erfolgreicher Bewältigung von Aufgaben und Abschlussprojekt (Harvard University CS50 Certificate) beenden – 1000 US$ Gebühr, 
• mit akademischen Leistungspunkten (Course Credits) bei erfolgreicher Bewältigung von Aufgaben, Prüfungen und Abschlussprojekt (Harvard University Course Credits) abschließen – 2.200 US$ Gebühr. 

Die teuerste Variante ist der offizielle Semesterkurs (Registrierung war bis 2. Februar 2015 möglich), an dem man „on campus“ oder online teilnehmen kann. Der hohe Preis erklärt sich durch die intensive Betreuung, Zusatzleistungen und sonstigen Mehraufwand. Alle Einzelheiten zu den verschiedenen CS50-Teilnahmemöglichkeiten hier.

Anzeige




Ich kann CS50 jedem, der sich mehr als nur theoretisches Wissen über Informatik aneignen möchte, empfehlen. Der Kurs ist alles andere als trocken, beinahe sogar süchtig machend. Man entwickelt ein besseres Verständnis für die digitale Welt, in der wir leben. Das ist nicht nur für die, die in die Softwareentwicklung gehen wollen, hilfreich, sondern auch für Journalisten, Wissenschaftler, eigentlich für alle neugierigen Menschen. Viele - so auch ich – hoffen sogar auf eine Fortsetzung von CS50. Wir wollen noch mehr wissen und in einem Rahmen, wie CS50 ihn bietet, macht das Lernen viel mehr Spaß und die Erfolge sind viel schneller da, als wenn man sich alleine durch Informationsangebote im Internet oder anderswo kämpfen muss.

* Die Zahlen stammen von David J. Malan im CS50 Reddit AMA (AMA steht für Ask Me Anything)

Das könnte Sie auch interessieren

• Massive Open Online Courses - MOOCs – Qualitätskriterien (tinto bloggt)

Anzeige